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Tools und Mindset für den Arbeitsplatz der Zukunft

Tools und Mindset für den Arbeitsplatz der Zukunft

 

Herausforderungen einer technologiegetriebenen Welt und ihrer Arbeitnehmer

Im stetigen Wandel unserer technologiegetriebenen Welt muss sich auch unsere Arbeitsumgebung permanent weiterentwickeln. Der digitale Arbeitsplatz kommt dort ins Spiel, wo menschliche Fähigkeiten an ihre Grenzen stoßen oder Routineprozesse abzuwickeln sind. Erfolgreiche Organisationen müssen ihre Arbeitsweise entsprechend an soziale und technologische Veränderungen anpassen. Moderne Arbeitsplätze und Arbeitsweisen haben einen starken Einfluss auf den Geschäftserfolg und die Wettbewerbsfähigkeit eines jeden Unternehmens.

Auch der Generationenmix am Arbeitsplatz verändert sich rapide: Ältere Mitarbeiter gehen in Rente und die ersten "Digital Natives" treten in den Arbeitsmarkt ein: Millennials und die Generation Z sind in einer Zeit von Globalisierung, Digitalisierung und umfassender Internetnutzung aufgewachsen. Sie bringen damit ganz neue Erwartungen an ihren Arbeitsplatz mit und suchen i.d.R. nach einer Arbeit, die den Geist der Zeit, in der wir leben, reflektiert.


Fakten im Überblick

  • Durch die digitale Transformation unterliegt unsere Arbeitswelt einem ständigem Wandel. Mit Hilfe digitaler Werkzeuge und dem richtigen Mindset können Organisationen die Motivation und Produktivität für Mitarbeiter aller Generationen unterstützen.
  • Ein digitaler Arbeitsplatz nutzt Plattformdienste wie Microsoft Power Apps, PowerBI oder Flow, um Daten zu visualisieren und Prozesse zu automatisieren und entlastet damit die Mitarbeiter von manuellen Tätigkeiten.
  • Tools wie die Office 365 Apps ermöglichen (Zusammen)arbeiten von jedem Ort und Endgerät aus.
  • Datenaustausch-, Kommunikations- und Kollaborationswerkzeuge wie Microsoft Teams, OneNote, OneDrive u.a. sorgen für Transparenz und ermöglichen erst die digitale Zusammenarbeit der Mitarbeiter.
  • Mit dem Einsatz digitaler Arbeitsplätze wachsen die Anforderungen an Security-Maßnahmen. Diese können dank Out-of-the-Box-Lösungen wie Multifaktorauthentifizierung oder Exchange Online Protection (EOP) von Microsoft schnell und einfach integriert werden.
  • Neben positiven Effekten auf die Zusammenarbeit und Flexibilität der Arbeit, können digitale Instrumente am Arbeitsplatz besonders auch die Kosten eines Unternehmens langfristig senken.
  • Der Einsatz aller digitalen Tools nützt Unternehmen wenig ohne das passende Mindset: Vertrauen in die eigenen Mitarbeiter und agile Arbeitsweisen unterstützen den Change.

Der Arbeitsplatz der Zukunft: Eine Botschaft, die mehr Menschen einschließt

Der Arbeitsplatz der Zukunft steht für Innovation, Kreativität und verbindet produktive Arbeit mit Einfachheit und Eignung.

  • Im Vordergrund stehen die Digitalisierung und die Kombination von Technologien und modernen Arbeitsweisen – angepasst an die Bedürfnisse der Mitarbeiter.
  • Der Gewinn: motivierte, produktive Mitarbeiter, deren Leistungsfähigkeit und Arbeitsqualität steigt. Durch die Umsetzung eines digitalen Arbeitsplatzes werden die Prozesse einer Organisation vereinfacht und die Kosten damit optimiert.

Ein digitaler Arbeitsplatz ist nicht nur für jüngere Generationen geeignet, vielmehr sprechen wir von einer Entwicklung, die weite Personenkreise einschließt, da die Nutzung moderner Arbeitsmethoden mit entsprechender Schulung für jeden einfach zu adaptieren ist.

Vereinfachung von Prozessen

Nicht jeder ist ein IT-Geek. Aber jeder kann von der Technologie profitieren. Je simpler eine Technologie ist, desto einfacher ist ihre Nutzung. Simpler bedeutet in diesem Fall aber nicht weniger robust oder leistungsfähig. Vielmehr befähigt Technologie die Mitarbeiter in weniger Zeit mehr zu schaffen und individuelle Freiräume zu nutzen.

Digital Workplace mit der Microsoft Power Plattform

Am Beispiel der Microsoft Power Plattform – einer Plattform für Geschäftsanwendungen – wird sichtbar, wie Technologien die Prozesse im Arbeitsalltag deutlich vereinfachen.

  • Mit PowerApps können benutzerdefinierte webbasierte und mobile Applikationen schnell und einfach entwickelt werden. Was normalerweise einen hohen Zeit- und Kostenaufwand erfordert, funktioniert hier ganz ohne Entwickler, die eigenen Code schreiben. Die PowerApps bringen eine umfangreiche Geschäftslogik und Workflowfunktionen mit, um bisher manuelle Geschäftsprozesse auf digitale und automatisierte Abläufe umzustellen. Dank ihres dynamischen Designs können sie nahtlos im Browser oder auf mobilen Geräten ausgeführt werden. Schnittstellen zu SharePoint, Outlook, Teams oder auch Facebook, Gmail und SalesForce sorgen für eine konsistente Datennutzung und -verarbeitung.
  • PowerBI ist eine Sammlung von Business Intelligence Tools für die cloudbasierte Analyse von Geschäftsdaten. Anbindung, Aufbereitung, Modellierung und Visualisierung von Daten, Erstellen von Berichten usw. lassen sich ohne spezielles IT-Know-how durchführen. PowerBI hat eine cloudbasierte Architektur. Die Analyse ist in Echtzeit von verschiedenen Geräten möglich. Die Daten können einfach veröffentlicht und mit anderen geteilt werden.
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Erstellen, Veröffentlichen und Verteilen von Power BI-Berichten (Quelle: Microsoft)
  • Microsoft Flow ist ein cloudbasiertes Tool, mit dem man in simplen Schritten Workflows erstellt, um zeitaufwendige Aufgaben und Prozesse in verschiedenen Anwendungen und Diensten zu automatisieren. Nach der einmaligen Konfiguration der Workflows, muss der definierte Arbeitsablauf nie wieder manuell erledigt werden. Darunter fallen u.a. das Verschicken automatisierter Benachrichtigungen, das automatisierte Speichern von Daten, die Synchronisation mit Bibliotheken oder automatische Genehmigungsprozesse.
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Workflows in Microsoft Flow (Quelle: Microsoft)

Mobilität und Flexibilität

Dank zahlreicher Mobile Apps, leistungsfähigen Devices und Fortschritt beim Breitbandausbau haben Menschen mittlerweile die Möglichkeit, unabhängig von Ort und Bürozeiten zu arbeiten. Damit ändert sich die allgemeine Einstellung gegenüber der Arbeit: Viele „Schreibtisch-Täter“ sind nicht mehr an einen festen Ort gebunden, sondern können – bei guter Internetverbindung – an unterschiedlichen Orten inner- und außerhalb fester Büroräume arbeiten.

Darin liegt die Chance, die Zufriedenheit am Arbeitsplatz rasant zu verbessern und die persönliche Entwicklung sowie das Verantwortungsbewusstsein des Mitarbeiters zu fördern. Im Allgemeinen ist diese Form von Arbeit besser mit den individuellen Bedürfnissen des Arbeitnehmers vereinbar – vorausgesetzt, der Arbeitgeber vertraut seinen Mitarbeitern und lässt entsprechende Freiräume.

Digital Workplace mit Office 365 Apps

Mit der Office 365-Suite haben Mitarbeiter von jedem Ort und Endgerät Zugriff auf ihre E-Mails, Kalender, Kontakte und Dokumente. Das erhöht die Mobilität der Mitarbeiter und steigert ihre Produktivität.

  • E-Mails, Kalender und Kontakte werden ständig synchronisiert.
  • Der Zugriff und die Suche von internen Kontaktlisten des Unternehmens von unterwegs ist gewährleistet.
  • Mit Instant Messaging und der Verwendung von Anwesenheitsindikatoren wird transparent, welche Kollegen verfügbar sind.
  • Onlinebesprechungen und Telefonkonferenzen erleichtern die mobile Kommunikation.

Transparenz und Teamwork

Orts- und zeitunabhängiges Arbeiten ermöglicht oft auch mehr Diversität in den Teams: Kollegen können sich weltweit besser vernetzen und dank digitaler Werkzeuge Inhalte interaktiv gestalten.

Ziel eines digitalen Arbeitsplatzes ist es, die Zusammenarbeit durch digitalen Datenaustausch zu vereinfachen. Dazu gehören bspw. Chats, Videokonferenzen, das Teilen von Notizen und To Dos. Menschen aus unterschiedlichen Workstreams können an einem virtuellen Ort zusammenarbeiten, integriert werden und Feedbacks besser teilen.

Digitale Tools ermöglichen ein höheres Maß an Transparenz: Wenn die Mitarbeiter wissen, was in ihrer Firma momentan passiert, wird das Verfolgen eines gemeinsamen Ergebnisziels leichter einfacher. Auch die Kommunikation zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern verändert sich: Die Hierarchien werden flacher. Gemeinsame Ideen werden zunehmend auf cloudbasierte Plattformen ausgelagert, die sich nicht nur physisch, sondern auch funktionell erweitern.

Digital Workplace mit Collaboration Tools

  • Über OneDrive können Mitarbeiter auf all ihre Dateien zugreifen, sie speichern, synchronisieren oder für Kollegen freigeben.
  • Microsoft Planner ist ein webbasiertes Werkzeug für das Aufgabenmanagement. Das Tool ermöglicht durch seine einfache und übersichtliche Oberfläche die Abwicklung kleiner Projekte ohne komplexen Planungsaufwand. Projektteams können damit effizient Zeiten, Deadlines und Aufgaben zuteilen und organisieren.
  • Das gemeinsame Arbeiten an Themen wird durch digitale Notizbücher wie OneNote einfach und effizient. Die Software ersetzt gebundene Kalender, Hefte und jede Form von „Zettelwirtschaft“. Damit lassen sich nicht nur einfache Texte erstellen, sondern auch Skizzen und handgeschriebene Notizen, Grafiken, Bilder, Listen und Dokumente sowie multimediale Inhalte verwalten. Mitarbeiter können alle OneNote-Inhalte mit Kollegen teilen oder in Echtzeit gemeinsam daran arbeiten.
  • Mit Teams hat Microsoft eine Plattform geschaffen, die es Mitarbeitern eines Unternehmens ermöglicht, in Echtzeit zusammenzuarbeiten. Sie kombiniert Chats, To-Do-Listen, Besprechungsplanung sowie den Austausch von Dateien, Links und Notizen.
  • Ein eigenes, firmeninternes soziales Netzwerk kann mit Yammer zum unternehmensweiten Vernetzen und Interagieren etabliert werden.

Sicheres Arbeiten

Die Studie „IT-Sicherheit 2019“ des eco-Verbands der Internetwirtschaft e.V. bestätigt, was viele Unternehmen aktuell umtreibt: Die Bedrohungslage im Bereich IT-Sicherheit steigt. Dazu fühlt sich jedes fünfte befragte Unternehmen unzureichend abgesichert. Hier sollten die Unternehmen insbesondere Schutzmaßnahmen rund um modernes und vernetztes Arbeiten ergreifen: Und dafür gibt es Out-of-the-box bereits zahlreiche Lösungen, die Sicherheitsbestrebungen unterstützen.

Digital Workplace mit Security Tools

  • Eine Zwei- oder Multifaktorauthentizierung sorgt für sicheren Zugriff auf die Unternehmensnetzwerke. Bevor ein Zugriff oder eine Transaktion erlaubt wird, erfolgt die Überprüfung mehrerer unabhängiger Merkmale (Faktoren).
  • Die Microsoft Exchange Online Protection (EOP) ist ein cloudbasierter Dienst zum Filtern von E-Mails und kann die Verwaltung von Messaging-Umgebungen und viele der beschwerlichen Aufgaben bei der Verwaltung lokaler Hardware und Software vereinfachen. Damit wird die Organisation vor Spam und Schadsoftware geschützt.
  • Der Microsoft Secure Score-Dienst analysiert und bewertet die Sicherheit der Infrastruktur einer Organisation. Schwachstellen werden damit sichtbar und können behoben werden. Auf einem Dashboard werden Sicherheitslücken anhand eines Punktesystems dargestellt und können ad hoc behoben werden. Das Microsoft Office 365 Security Center stellt entsprechende Empfehlungen bereit.
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Microsoft-Sicherheitsbewertung im Microsoft 365 Security Center (Quelle: Microsoft)

Kreativität

Kreativität ist einer der Top 10 Skills für die Arbeitswelt im Jahr 2020. Kreativität entsteht natürlich nicht auf Knopfdruck. Eine passende Arbeitsumgebung kann allerdings dabei helfen, Mitarbeitern Freiräume zum Entwickeln neuer Lösungen zu schaffen.

Digital Workplace mit Creativity Tools

Zum Erzählen einer Geschichte lädt bspw. die Microsoft App Sway ein. Hier können unterschiedliche Arten von Inhalten einfach miteinander kombiniert werden. Aus verschiedenen Contents werden dann Berichte, Präsentationen oder Newsletter. Eine intuitive Bedienung und die einfache Integration verschiedener Contenttypen sowie eine Galerie voller exemplarischer Sways anderer User macht es auch weniger kreativen Personen leicht, ihre Story zu visualisieren.

Auch die passende Hardware kann kreative Prozesse in Gang setzten: Der Microsoft Surface Hub ist ein Großbild-Device für Videokonferenzen. Wie an einem analogen Whiteboard kann hier skizziert, notiert und gezeichnet werden. Der Clou dabei ist die Integration in die Office-Suite: Alle Aufzeichnungen, die während einer Konferenz entstehen, können über Microsoft-Apps wie Outlook, OneDrive, OneNote o. a. sofort gespeichert und geteilt werden.

Kostenoptimierung mit dem Digitalen Arbeitsplatz

Eine Studie von Forrester Consulting in 2011 hat herausgefunden, dass eine Migration zu Office 365 zu einem ROI von 321% führt. Der Einsatz digitaler Instrumente am Arbeitsplatz senkt vor allem auch die Kosten eines Unternehmens langfristig:

Der digitale Workplace beschreibt einen modernen Arbeitsplatz, an dem sich Menschen wohl fühlen und eine passende Umgebung für ihre Aufgaben vorfinden. Technologien wie Cloud oder Künstliche Intelligenz werden menschliche Arbeit nicht ersetzen, sondern helfen in Zusammenarbeit mit Menschen das bestmögliche Ergebnis zu erzielen.


Über den Autor des Beitrags:

Katerina Papageorgiou, Working Student @Arvato Systems

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